De ontvangstruimte als visitekaartje: zo maak je de juiste eerste indruk

Elke bezoeker, sollicitant of klant vormt hier direct zijn eerste oordeel: voelt hij zich welkom? De inrichting, van meubilair en kleurgebruik tot de manier van aanmelden, bepaalt dit direct. De ontvangstruimte is de plek waar je merk voor het eerst tastbaar is.

Daarnaast maakt digitalisering die eerste indruk alleen maar belangrijker. Terwijl aanmeldzuilen praktische taken overnemen, telt persoonlijk contact zwaarder dan ooit. Een bezoeker zoekt een warm welkom, geen inlogscherm. Bovendien weerspiegelt de entree de ware aard van je organisatie voor zowel klanten als sollicitanten. En voor die laatste groep geldt, dat investeren in deze ruimte ook direct een investering in je employer branding. Zoals we al zeiden: jouw ontvangstruimte verdient aandacht en een goed interieurplan.

Een ontvangstruimte inrichten is meer dan een balie en wat stoelen neerzetten; het is interieurarchitectuur waarbij elke keuze bijdraagt aan het einddoel. Er zijn een aantal elementen die volgens ons echt het verschil maken. Hieronder zetten wij ze voor je onder elkaar.

Van balie naar hospitality design

De massieve balie met glazen scheiding maakt plaats voor een open, gastvrije counter, meer koffiebar dan loket. Techniek, zoals een aanmeldzuil, integreer je in het meubilair zelf. Dat is hospitality design: gastvrijheid vertaald naar interieur.

Materialen en kleuren vertellen het verhaal

De gekozen materialen bepalen de uitstraling: hout en groen ogen benaderbaar, staal en een gietvloer stralen zakelijke scherpte uit, terwijl marmer en notenhout een corporate gevoel geven. Vraag jezelf bij elke keuze af of het past bij je gewenste uitstraling of slechts een trend volgt. Zoek je hulp bij het inrichten en het kiezen van materialen, meubels en kleuren? PLENE denkt graag met je mee.

Routing en zichtlijnen

Stuur bezoekers onbewust door de ruimte met vloerafwerking en niveauverschillen. Een goede ontvangstruimte combineert een open binnenkomst met een rustige wachtplek. Gebruik maatwerk, lattenstructuren of akoestische wanden als zachte afscheidingen; zo behoud je het open karakter terwijl de ontvangstruimte toch beschutting biedt.

Licht, akoestiek en groen

Warm licht en goede akoestiek zijn essentieel voor de sfeer. Voorkom galm en breng rust met planten en natuurlijke vormen, volgens het principe van biophilic design.

Meer dan een wachtruimte

Benut de ruimte optimaal: laat deze ook dienen als plek voor een town hall, informeel overleg of de vrijdagmiddagborrel. Zo haal je meer rendement uit je vierkante meters en laat je zien dat je de ruimte, en de beleving van je medewerkers en bezoekers, serieus neemt.

De meest gemaakte fout is een puur functionele inrichting zonder eigen gezicht. Andere valkuilen zijn:

• Een hoge balie met glas ertussen, die vooral afstand schept in plaats van contact tussen gast en gastheer/vrouw.
• Geen aandacht voor akoestiek, waardoor gesprekken bij de balie galmen of juist tot in de wachtzone hoorbaar zijn.
• Een interieur met standaard kantoormeubilair dat overal past en dus nergens specifiek bij hoort, alsof de
  ontvangstruimte van elk bedrijf verwisselbaar is.
• Routing ontbreekt, waardoor een bezoeker bij binnenkomst niet meteen ziet waar de balie of wachtzone is.

De oplossing is personalisatie. Zorg voor een ontvangstruimte die bij jouw organisatie past en je merk ademt. We zien dit ook terug bij onze eigen projecten, onder meer bij een kantoorinrichting in Amsterdam en bij het project voor Young Plants. Bij beide speelde de ontvangstruimte een centrale rol, juist omdat de eerste indruk daar ontstaat.

Een goede ontvangstruimte inrichten draait niet alleen om een mooie balie. Het gaat om hoe iemand zich voelt zodra hij binnenstapt: gezien, gehoord en welkom. Dat is het doel. In een wereld die steeds digitaler wordt, is dat persoonlijke gevoel juist de plek waar je als organisatie het verschil maakt.

Is jouw ontvangstruimte nog een wachtkamer, of al een visitekaartje? Onze interieurspecialisten staan voor je klaar en denken graag met je mee over de ontvangstruimte die past bij jouw merk en organisatie. Van intake tot oplevering, met een aanspreekpunt en persoonlijke aandacht. Neem vrijblijvend contact met ons op, we maken graag kennis met jou en zijn benieuwd naar jouw interieurproject.